助成決定後の手続き
助成金受賞者には、助成金を受け取る条件を定めた「助成金同意書（Funding agreement）」をお送りします。理事会は資金提供を行う前に追加の情報を求めることがありますが、その際は早急にご対応下さい。さもないと、助成金の支給を行えない場合があります。本基金では受賞者からの請求書を受け取った後、助成金を指定された口座に送金します。
受賞者には他にも、Smartygrantsを通じて、メディアや広報に関する戦略を記したCommunications Outline文書を提出する義務があります。この文書は豪日交流基金や外務貿易省のウェブサイトに、助成金提供プログラムの詳細が発表される際に使われます。また本基金がソーシャルメディアなどの媒体を通じて、プロジェクトの宣伝を行う際の重要な資料となります。
受賞者はまた、活動を行う際に作成される全ての販促物や出版物に、豪日交流基金による支援を明記しなくてはなりません。豪日交流基金ロゴは、本基金のウェブサイトよりダウンロード 可能ですので、可能な限りご使用下さい。ロゴ掲載に関するスタイルガイドをご覧ください。
プロジェクトを行う際は、本基金理事会役員を招聘することが望ましく、受賞者はプロジェクトの早い時期に、本基金理事長あるいは理事が（立ち上げ式や開会式などでの）挨拶などの公的な役割を担うような場合について、事務局と話し合いを行って下さい。また、プロジェクトに関する本基金を通じた一般へのプレゼントの提供も歓迎致します。
プロジェクトの完了後
受賞者はプロジェクトの完了にあたり、（通常完了後60日以内に）インターネットでSmartygrantsを通じて、収支の内容、及びプロジェクトの実施内容や成果を伝える報告書を提出する必要があります。また受賞者にはプロジェクト期間を通じて、事務局に最新の情報を提供していただきます。上記の報告書は、以下の内容を含む必要があります。
- 実施された主な活動についての記述
- 以下のような、あらゆる量的または質的な評価の尺度
- 参加者や出席者の数
- チケットの売り上げ数・売上高
- メディア露出についての詳細
- 参加者によるフィードバック
- 当該活動が、プロジェクト本来の目的にいかに貢献したかについての評価
- プロジェクトの実施にあたって直面した全ての問題
- プロジェクトから派生した、あらゆるフォーローアップ活動
- 出版に使えるような、高解像度のデジタル写真（200dpi程度）最低一枚と、撮影者の名前、及びキャプション